Internkontroll

Internkontroll og rutiner for
Helse, Miljø og Sikkerhet i
Heimevask

Dato siste revisjon: 01.12.2022
Daglig leder: Anna Irene Vamre

INNLEDNING

Eier/ daglig leder har det overordnede ansvar for å ta initiativ til, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet. Kartlegging, planlegging og oppfølging skjer i samarbeid med medarbeiderne i bedriften.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid består av fire elementer:

1. Å starte opp:

  • Ta initiativ til å starte opp
  • Informere og motivere
  • Sette mål og beskrive ansvar og myndighet
  • Organisere og planlegge gjennomføringen

2. Kartlegge:

  • Kartlegge problemområder – foreta en risikoanalyse
  • Kartlegge eksisterende rutiner for HMS
  • Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
  • Systematisere og oppbevare dokumenter

3. Planlegge:

  • Planlegge og prioritere tiltak
  • Lage handlingsplan for gjennomføring

4. Gjennomføre – følge opp:

  • Gjennomføre tiltak
  • Rette opp feil og mangler
  • Forbedringsarbeidet skal være en naturlig del av den daglige driften
  • Kontinuerlig gjennomgang og oppfølging

Bruk av internkontrollsystemet

Internkontrollforskriften (FOR 1996-12-06 nr. 1127) sier følgende om hva internkontroll innebærer:

  • Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.
  • Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.
  • Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.
  • Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
  • Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
  • Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
  • Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.
  • Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

BEDRIFTEN

Fakta om bedriften

Bedriftens navn:
Heimevask (underselskap av FerdaTur AS)

Bransje:
Renhold

Daglig leder:
Anna Irene Vamre

Antall medarbeidere:
8 medarbeidere

De ansatte har arbeidsavtale,  >>Se mer

Og lønn etter tariff,  >>Se mer

HMS Dok: 1-A Info – Heimevask,  >>Se mer

Bedriftens mål for HMS

Overordnet mål for HMS i Heimevask er et godt arbeidsmiljø som fremmer helse, trivsel og læring.

Et viktig mål for HMS arbeidet er å skape trygghet og sikkerhet i arbeidet, for egne ansatte og omgivelsene, og dessuten verne om miljø og helse.

Med HMS arbeidet ønsker Heimevask å forebygge:

  • personulykke og helseskader
  • skader på det indre og ytre miljø
  • materielle skader

HMS-dokumentasjonen (inkludert Internkontrolldokumenter) er elektronisk tilgjengelig på Intranettsiden. HMS-dokumentasjon kan også sendes på epost ved forespørsel.

HMS dok.: 5-A Risikovurdering/ Risikoanalyse – Renhold   >>Se mer

Vi har en egen avtale med bedriftshelsetjeneste. Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for oss.

HMS dok.: 1-F-1 Bedriftshelsetjenesten i Heimevask   >> Se mer

HMS dok.: 1-F-2 BHT Samarbeidsplan 2022   >> Se mer

Forsikring

I henhold til lov om yrkesskadeforsikring for bedriftens medarbeidere har vi tegnet yrkesskadeforsikring hos Ibis Forsikring

HMS dok.: 1-H-1 Info forsikringer i Heimevask   >> Se mer

HMS dok.: 1-H-2 Info Yrkesskadeforsikring   >> Se mer

Arbeidsmiljølovens § 3-5 krever at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. I tillegg skal medarbeiderne ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet.

De ansatte får jevnlig kurs i HMS, og de nyansatte får informasjon om det viktigste innen HMS på et innføringskurs.

HMS dok.: 1-J_Kursbevis_DagligLeder >> Se mer

HMS dok.: 1-K_Kursbevis_Verneombud >> Se mer

Verneombud

Arbeidsmiljøloven § 6-1 sier at ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Virksomheter som har mindre enn 10 medarbeidere kan avtale skriftlig en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud.

Vår bedrift har færre enn 10 medarbeidere og har valgt å ikke ha verneombud.

HMS dok.: 1-G Verneombud – Avtale om annen ordning >> Se mer

Innleie av tjenester

Vi leier ikke inn tjenester fra andre bedrifter pr i dag.

DE VIKTIGSTE HMS-AKTIVITETENE

RUTINERHyppighet/ datoAnsvarlig/ DeltakelseSign. OKReferanse Nr./side
Regelmessige aktiviteter    
VernerundeÅrligSophie  
MedarbeidersamtaleÅrligSophie / Egle  
PersonalmøterHvert halvår, uke 15, 40Anna   
Valg av verneombudHvert 2. år, innen 10.10.2024Medarbeiderne  
Gjennomgang av HMS-systemetÅrlig/ januarAnna / Sophie  
Oppdatering av lover og forskrifterÅrlig/ januarAnna  
Kontinuerlige aktiviteter eller ved behov    
Sykefraværsregistrering Anna    
Sykefraværsoppfølging Anna  
Risikovurdering  Årlig revisjon/ januarAnna / Sophie  
Melding om skader og ulykker   Alle  
Behandling av feil og mangler   Anna / Sophie / Egle  
Opplæring Anna / Sophie / Egle  
1.hjelpsutstyr Egle  
Innkjøp av maskiner Anna  
Innkjøp av kjemikalier Alle  

HMS dok: 8-A Handlingsplan  >> Se mer

Kartlegging og risikoanalyse

Vi har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke risiko, problemer, feil og mangler som ikke blir håndtert eller rettet opp straks.

Bedriftens medarbeidere og bedriftshelsetjeneste deltar aktivt i dette arbeidet.

På denne måten sikrer vi at ledelsen og medarbeiderne samarbeider om forhold som kan forbedres.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

HMS-Dokumenter: 6 Kartlegging >> Se mer

Risikoforhold

Både mellommenneskelige forhold, materielle verdier og ytre miljø vil være områder som vi må kartlegge når det gjelder risiko. Risikovurdering vil være en kontinuerlig måte å tenke sikkerhet på, og gjennomføres i tillegg når det har skjedd endringer som kan få betydning, som f. eks. innkjøp av maskiner og utstyr, ombygninger og flere nyansatte.

Vi kan starte med å stille noen enkle spørsmål for å danne oss et bilde av bedriftens risikoområder:

  • Hva kan gå galt?
  • Hva er sannsynligheten for at det skal skje?
  • Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet?
  • Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Er de forholdsreglene som allerede er tatt tilstrekkelige, eller bør det ytterligere tiltak til?
  • Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?

Det er sannsynligheten for at noe skjer og hvor stor konsekvensen av hendelsen vil bli som sier oss noe om hvilken risiko det utgjør.

Hver maskin og arbeidsoppgave har vært vurdert med hensyn til risiko. Der det er erkjent særlig høy risiko, vil dette følges opp av rutiner og arbeidsinstrukser, som overvåking og bruk av personlig verneutstyr.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

Vernerunder

Vi gjennomfører vernerunder hver mars og november måned.

Vi bruker en egen sjekkliste, Se HMS dok.: 6-A_Sjekkliste_vernerunde   >> Se mer

Det gås ekstra vernerunder dersom ledelsen, verneombud eller andre ønsker det. Funn fra vernerunden brukes for å vurdere risikoen på en bedre måte, og som innspill til handlingsplanen.

Handlingsplan og oppfølging

Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen.

Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes.

Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan: Daglig leder og HMS-medarbeider

Våre handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» tilfredsstilles!

HMS dok.: 8-A Handlingsplan >> Se mer

Hvordan feil og mangler rettes opp

Hvis våre rutiner ikke følges, og det oppstår uønskede hendelser, skal feilen om mulig rettes straks. Feil som ikke kan rettes straks, meldes til nærmeste leder. Utførte tiltak meldes og dokumenteres. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen.

Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltak registreres.

HMS dok.: 7-A Avviksskjema >> Se mer

Årlig gjennomgang

Daglig leder, sammen med alle ansatte eller representanter for de ansatte, gjennomgår vårt helse-, miljø og sikkerhetsarbeid årlig. Dette skjer i samarbeid med bedriftshelsetjenesten.

Se HMS dok.: 9-A_Årlig-Gjennomgang >> Se mer

Bedriftens dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt.  Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp, føres opp i handlingsplanen.

Gjennomgangen foretas hvert år innen 1 mars

Oversk

Tekst